2025 ist RoRo so digital wie nie. Von der Routenwahl über die Dokumentenprüfung bis zum Live-Tracking laufen heute viele Schritte online ab. Das spart Zeit, verhindert Fehler – und macht den roro buchungsprozess (Roll-on/Roll-off) transparent. In diesem Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine RoRo-Verschiffung optimal vorbereitest, welche Daten wirklich wichtig sind, welche Tools dir Arbeit abnehmen und wo typische Stolperfallen lauern.

Was bedeutet „digitaler RoRo-Buchungsprozess“?

Beim roro buchungsprozess geht es um alle Schritte von der Anfrage bis zur Übergabe im Hafen – nur eben digital unterstützt: Du vergleichst Abfahrten, reichst Unterlagen online ein, erhältst Status-Updates automatisch und siehst Verzögerungen frühzeitig. Statt E-Mail-Ping-Pong zentralisierst du alles im Portal oder per App, inklusive Nachrichtenverlauf, Dokumenten-Versionen und Checklisten. Kurz: Weniger Reibung, mehr Verlässlichkeit.

Warum das wichtig ist:

• Tempo & Transparenz: Schnellere Angebots- und Buchungsfreigaben, klare Deadlines
• Datenqualität: Pflichtfelder, Plausibilitätschecks und Vorlagen reduzieren Fehler
• Compliance: Hinweise zu Zoll/ENS, Fahrzeugregeln (z. B. E-Autos) direkt im Prozess

Tipp: Prüfe vorab reale Abfahrten über die Fahrpläne in Echtzeit – so planst du rückwärts von Cut-off und ETA und reduzierst Pufferzeiten.

Der Prozess in 8 Schritten – von der Anfrage bis zum Tracking

1) Routen & Abfahrten vergleichen

Nutze Fahrpläne, um die beste Relation aus Abgangshafen, Zielhafen, Transitzeit und Abfahrtsfrequenz zu wählen. Frühzeitige Planung sichert dir Plätze auf stark nachgefragten Routen – besonders bei saisonalen Peaks.

2) Angebot anfragen

Gib Maße, Gewicht, Fahrzeugtyp und Zielrelation an. Vermeide Schätzungen: Falschangaben führen zu Umbuchungen oder Nachbelastungen. Konkrete Preise nennen wir hier bewusst nicht – für individuelle Kosten brauchst du ein persönliches Angebot (z. B. via Kontakt oder Angebotsformular).

3) Digitale Dokumente hochladen

Zulassung/Title, Rechnung, ID-Dokumente (bei Privat), ggf. Sondergenehmigungen: Portale prüfen oft die Vollständigkeit automatisch. Das spart Nachfragen und verhindert Terminal-Hold-Ups.

4) Technische Vorbereitung des Fahrzeugs

Sauber, rollfähig, Tankstand gemäß Reedereivorgabe (oft <¼), keine losen Gegenstände. Für E-/Hybridfahrzeuge gelten teils spezielle Reederei-Regeln (z. B. SoC-Grenzen, Abschalten). Eine praxisnahe Checkliste für die RoRo-Verschiffung hilft dir, nichts zu vergessen.

5) Buchungsbestätigung & Cut-off managen

Mit der Buchungsbestätigung erhältst du deine Referenznummer, Abgabe-Slot und Cut-off. Plane die Anlieferung mit Puffer (1–2 Werktage vor Cut-off), vor allem bei langen Vorläufen.

6) Hafen-Check-in & Übergabe

Am Gate/Terminal werden Fahrzeug und Dokumente verifiziert. Anschließend übernimmt das Hafenpersonal die Verladung („Roll-on“).

7) Live-Status & Tracking

Nach Verladung siehst du im Portal den Status (Loaded on Vessel) und ETA-Updates. Eventuelle Verspätungen werden proaktiv kommuniziert – du bleibst planungsfähig.

8) Ankunft & Abwicklung

Am Zielhafen erfolgt das „Roll-off“, Zollabwicklung und Übergabe. Der digitale Verlauf bleibt archiviert – praktisch für Reklamationen, Nachweise oder Flottenreports.

Daten & Dokumente: Was du wirklich brauchst

Eine saubere Datengrundlage ist das Herz des roro buchungsprozess. Je vollständiger und genauer deine Angaben, desto reibungsloser die Abwicklung.

Tabelle: Dokumenten-Checkliste (privat & geschäftlich)

Tabellenbeschreibung (Alt-Text): Matrix, die zeigt, welche Dokumente Private vs. Unternehmen für eine RoRo-Sendung typischerweise benötigen.

Weiterlesen: Grundlagen, Fristen & Fahrzeugvorbereitung kompakt im Beitrag „Was muss ich bei einer RoRo-Verschiffung beachten?“.

Digitale Tools im RoRo-Alltag – ein schneller Überblick

Tabelle: Digitale Schritte & Zuständigkeiten

Tabellenbeschreibung (Alt-Text): Prozessübersicht vom Fahrplancheck bis Reporting mit Verantwortlichkeiten und Ergebnissen je Schritt.

Compliance im Blick: ENS/ICS2, Sicherheit & Fahrzeugregeln

• Sicherheits- & Zolldaten (EU): Für Waren, die in die EU verbracht werden oder sie durchqueren, ist vor Ankunft eine Entry Summary Declaration (ENS) über ICS2 abzugeben – das betrifft u. a. Reedereien/Carrier und in bestimmten Konstellationen weitere Akteure.
• Ladungssicherung: Die sichere Verladung auf RoRo-Schiffen erfolgt nach internationalen Standards. Für Stau- und Sicherungsgrundsätze sind z. B. IMO-Codes maßgeblich; konkret für das Stauen/Sichern von Fahrzeugen gelten spezielle Richtlinien auf Schiffen.
• E-/Hybridfahrzeuge: Reedereien können Ladezustand (SoC), Isolationsprüfung oder Abschaltprozesse verlangen. Prüfe die fahrzeugspezifischen Vorgaben rechtzeitig – am besten direkt mit deinem Spediteur.

Best Practices für Datenqualität (die dir später Ärger ersparen)

1. VIN/Fahrgestellnummer prüfen: Keine Zahlendreher – sie blockieren Zollfreigaben.
2. Max-Maße angeben: Einschließlich Anbauteile (Dachträger, Spiegel, Zusatzreifen).
3. Gewichtsangaben verifizieren: Datenblatt ≠ Realität. Wiegen spart Nachbelastungen.
4. Konkrete Zustandsfotos hochladen: Außen/Innen, Detailbilder von Vorschäden (Datum, Uhrzeit).
5. Kontaktketten hinterlegen: Wer darf entscheiden, wenn kurzfristig umgeplant werden muss?
6. Pufferzeiten: Vorlaufverkehr, Feiertage, Hafenstreiks – plane realistisch.

Häufige Fehler im roro buchungsprozess – und wie du sie vermeidest

• Unvollständige Unterlagen: Fehlende Papiere führen zu Gate-Stops. Nutze Checklisten und Upload-Pflichtfelder.
• Cut-off unterschätzt: Zu spät am Terminal = Umbuchung. Puffer einplanen.
• Fahrzeug nicht „hafenfertig“: Lose Gegenstände, zu hoher Tankstand, schwache Batterie.
• Kommunikationsbrüche: Entscheider nicht erreichbar, keine Freigaben -> Verzögerungen.
• Falsche Relationen: Wunschhafen ohne geeignete RoRo-Verbindung gewählt. Fahrpläne checken!
• Preisfokus ohne Datenbasis: Preise schwanken nach Relation, Saison, Maße. Individuelles Angebot anfordern, statt Äpfel mit Birnen zu vergleichen.

Mini-Guide: So kalkulierst du realistische Timings

1. ETA rückwärts planen: Von ETA (Ziel) zu ETD (Abgang) zu Cut-off (Anlieferung).
2. Gate-Öffnungszeiten prüfen: Wochenenden und Feiertage beachten.
3. Vorlauf sichern: Transportfenster mit Puffer; bei Panne Plan B definieren.
4. Abstimmung mit Empfänger: Verzollung & Abholung am Zielhafen früh fixieren.
5. Live-Status nutzen: Tracking-Meldungen ernst nehmen und aktiv reagieren.

FAQ – kurz & präzise

Wie läuft die digitale RoRo-Buchung konkret ab?

Du wählst Route/Abfahrt, forderst dein Angebot an, lädst Unterlagen hoch, erhältst die Buchungsfreigabe mit Cut-off und bringst das Fahrzeug hafenfertig zum Terminal. Danach folgst du Status-Meldungen bis zur Übergabe am Ziel.

Welche Dokumente sind Pflicht?

Zulassung/Title, Rechnung (bei Export), ID (bei Privat), ggf. EORI (Unternehmen) und Sondergenehmigungen für besondere Fälle. Eine Checkliste findest du hier.

Wie behalte ich Abfahrten im Blick?

Mit den Fahrplänen in Echtzeit vergleichst du Routen, Frequenzen und Transitzeiten – ideal, um realistische Liefertermine zu planen.

Brauche ich ein VGM?

VGM betrifft vor allem Container. Bei RoRo-Verladungen gelten andere Abläufe. Maßgeblich sind die jeweiligen Terminal-/Reedereivorgaben.

Welche Rolle spielt ICS2/ENS?

In der EU müssen Sicherheitsdaten per ENS vorab über ICS2 gemeldet werden (je nach Rolle im Prozess). Offizielle Infos: EU-Kommission ICS2.

Was kostet RoRo?

Das hängt von Relation, Saison, Größe/Gewicht und verfügbaren Slots ab. Bitte fordere ein individuelles Angebot an – z. B. über Kontakt.

Bonus: Schnell-Check vor dem Terminal

• Alle Unterlagen digital und ausgedruckt dabei?
• Fahrzeug innen leer, außen sauber, rollfähig, Tankstand ok?
• Kontaktperson im Notfall erreichbar?
• Anlieferzeit + Gate-Prozess realistisch eingeplant?
• Tracking-Benachrichtigungen aktiviert?

Fazit

Ein moderner, digitaler roro buchungsprozess reduziert Komplexität – vorausgesetzt, Daten stimmen, Fristen passen und alle Beteiligten sind eingebunden. Nutze Fahrpläne und Checklisten, halte Dokumente vollständig, bereite dein Fahrzeug sauber und rollfähig vor und bleibe via Tracking am Ball. Preise sind projektabhängig – für konkrete Kosten brauchst du ein persönliches Angebot. Wenn du möchtest, startest du direkt mit Routenplanung über die Fahrpläne oder vertiefst Grundlagen im Beitrag Was muss ich bei einer RoRo-Verschiffung beachten?.